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ビジネスで謝罪するのにメールや電話では失礼?起死回生の最善の対処方法とは!?

謝罪している画像
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どんなに優れた人であっても、仕事でミスした事がない人なんていません。
ミスは誰でも犯してしまいますが、その後の謝罪に仕方によってミスを逆手に取り、今以上に関係が良好になるケースもあります。

本当に仕事の出来る人は、謝罪する時のマナーをしっかりマスターしているので、ミスを怖がらず仕事に専念する事が出来ます。

今回は、ビジネスにおける取引先に絞って謝罪の方法について詳しく、具体例を交えながらご紹介しますので是非参考にしてくださいね。

謝罪する方法は、お詫びの内容や取引先との関係性を考慮する

主な謝罪の方法は次の通りでしょう。

1.電話で謝罪する。

2.メールで謝罪する。

3.出向いて対面で謝罪する。

では、それぞれの謝罪の方法について気を付けるべき事をご紹介します。

1.電話で謝罪する。

電話で謝罪する時に特に注意するのは下記の2点です。

①ミスが発覚したら、出来る限り早くお詫びの電話をいれる。

②お詫びの内容を把握して、今後の対応について伝える。

ミスが発覚したら、まずは取引先に対して出来る限り早くお詫びの電話をいれましょう。

ただし、謝罪する内容を把握しないまま電話をいれるのはNGです。

ましてや、対応策を考えていないとしたら、もう最悪で日に油を注ぐようなものです。
必ず、お詫びの内容を整理して、対応策も伝えて誠心誠意お詫びしましょう。

2.メールで謝罪する。

メールで謝罪する時に特に注意するのは下記の3点です。

①ネットで検索したような、一般的なテンプレート文をそのまま転用しない

②ダラダラとした、何がいいたいか分からない長文は避ける

③件名に、お詫びの内容を簡潔に記載する

お詫び文をネットで検索すると、非常に沢山ヒットしますがあくまでも参考程度にとどめて転用する事は絶対に止めましょう。
転用してしまうと、反省の気持ちや誠意が伝わらず折角の謝罪の意味をなしません。

だた、反省の気持ちをダラダラと長く書くのもNGです。
長すぎる文章では、一番言いたい事がボケてしまいますし、読み飛ばされる可能性が高くなります。
そのため、メールを書き終わったら一通り読み返して、要点がまとまっているか客観的に見直すクセをつけましょう。

また、文面以上に重要なのは「わかりやすい件名」です。
件名だけでメールの内容が分からないと、相手がちゃんと内容を見てくれない可能性もありますし、メールを見る優先順位が下がってしまうかもしれません。特に、緊急性があり重要なメールの場合は、目立つように【】を使う事も有効です。

3.出向いて対面で謝罪する。

誠意を示す事が重要だと焦ってしまい、相手の都合も考えずに出向いて直接謝罪する。
これが、誠意が感じられる謝罪だと思った人はいませんか?もし、少しでもそう思ったのであれば、今後大失敗すること間違いなしです。

直接謝罪する場合は、必ずアポイントを取って相手の都合を最優先していくべきです。
アポイントを取ることは、最低限のビジネスマナーなので火に油を注ぐ事のないように気を付けてくださいね。

謝罪時に絶対やってはいけない5つの事とは?

3つの謝罪方法をご紹介しましたが、この3つに共通してやってはいけない事が5つあります。

①ただただ謝り倒す

②人のせいにして自分の非を認めない

③相手の言った事に反論する

④反省しすぎて何も言えなくなる

⑤自分の言葉ではなく、マニュアル通りの受け応えになってしまう

これらは5つはどれも誠意がない対応なので、謝罪がかえって裏目になってしまい問題が大きくなる典型です。

相手の勢いに飲まれず、冷静な対応を意識しよう。

謝罪する場面では、相手が怒っている事がほとんどでしょう。謝罪中にも相手から誹謗中傷される事もあるかもしれません。

ですが、そんな場合でも相手に飲まれずに冷静さを保って誠心誠意の対応を心がけましょう。

一般的に怒りのピークは6秒と言われています。誠心誠意に冷静に謝罪していればだんだんと怒りが収まってきますので大丈夫です。

まとめ

今回は、謝罪する方法についてご紹介しました。いかがでしたでしょうか?

仕事においてのミスは誰にでもあることなので落ち込む必要はありません。

大切なのはその後のリカバリーです。

上手に対処することが出来れば逆に評価も上がることもありますし、その人に対する信頼度もアップしますよ!